Organisation d'événements et logistique événementielle

L’organisation d’un événement et la logistique événementielle constituent un parcours d’actions très détaillées à prévoir. Ce parcours est au cœur du service à la clientèle de Les Productions Têtes d’Affiche (PTA), car il s’assure à la fois d’une saine gestion, de la productivité et de l’efficacité de chaque action requise au succès de votre événement.

Qu’il s’agisse de mettre en place un événement corporatif, un événement grand public ou un espace éphémère, l’équipe de l’expertise de PTA est reconnue pour sa grande efficacité et rigueur.

La prise en charge de votre organisation et logistique événementielle

PTA est en mesure de prendre en charge tout le parcours de l’organisation et de la logistique événementielle ou des volets spécifiques, par exemple, la recherche d’un site ou d’une salle pour tenir votre événement. Si notre agence est en mesure de s’assurer en partie ou de l’ensemble de l’organisation et de la logistique de votre événement en amont, durant et après sa tenue, elle s’assure également de toujours s’adjoindre la meilleure équipe de professionnels. Outre cette condition sinequanum, son expertise est aussi reconnue pour sa grande capacité à concerter tous les intervenants, liés de près ou de loin au projet, afin d’optimiser la synergie requise au succès de votre événement.

La saine gestion des budgets et des échéances, associés à une bonne direction des ressources humaines, sont les clés essentielles au succès de votre événement et aussi à la réputation de notre agence. C’est pourquoi nous visons toujours à mettre en place la meilleure équipe et à prévoir une organisation et logistique événementielles des plus structurées. Aussi, notre présence et suivi sur le terrain avant, durant et après l’événement, nos interventions rapides devant les ajustements immédiats, sont autant un savoir-faire sur lequel c’est bâti la réputation de notre service à la clientèle.

Enfin, notre connaissance des divers et nombreux rouages administratifs des villes assure une organisation dans les règles de l’art et respectueuse des normes établies.

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Nos services en organisation et logistique événementielles

  • Élaboration d’un plan de mise en œuvre : objectifs, détermination et priorisation des tâches, actions et échéances (planning).
  • Planification et gestion budgétaire.
  • Recherche de sites, salles et analyse des services offerts de base.
  • Scénarisation du lieu de l’événement (plan, maquette, zones spéciales, décor, visibilité des commanditaires, accueil des visiteurs, etc.).
  • Recherche, gestion (incluant l’engagement) et coordination des divers fournisseurs officiels, professionnels ou autres intervenants (régisseur, ingénieur de son, technicien, éclairagiste, projectionniste, photographe, maquilleur, vidéaste, décorateur, menuisier, peintre scénique, etc.).
  • Planification et gestion (incluant la location)  des équipements  techniques et technologiques, ainsi que de tout autres équipements ou accessoires décoratifs, aménagements  ou mobilier nécessaire au déroulement des activités.
  • Recherche de conférenciers, d’animateur ou maître de cérémonie.
  • Planification et la scénarisation du déroulement incluant l’enchaînement technique et les répétitions.
  • Gestion des animations, conférences, activités, etc.
  • Gestion des exposants et suivi logistique (besoins techniques, aménagement, etc.)
  • Gestion de l’accueil du public, des invités, partenaires, accréditations, etc.
  • Production de vidéo.
  • Recherche des services alimentaires et de menus selon le thème de l’événement.
  • Planification des services médicaux et de sécurité.
  • Vérification de la règlementation et l’obtenions des autorisations et permis.
  • Contrôle des accès et fermeture de rues.
  • Transport, hébergement et douanes.
  • Planification et gestion du montage et démontage des équipements, salles, kiosques ou de tous autres espaces.
  • Présence et suivi sur le terrain durant, pendant et après la tenue de l’événement.

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Nos champs d’expertise

Au fil des années, PTA a su développer une vaste expertise en gestion événementielle et expérientielle. Son expertise fut interpellée dans diverses catégories d’événements et d’expériences:

 

Vous avez des questions? Besoin d’une soumission? Souhaitez nous confier un rôle de conseil pour mener à bien votre prochain événement? N’hésitez pas à nous contacter!